TOUT SAVOIR DES FONCTIONNALITES DES LOGICIELS DE COMPTABILITE

Quand la décision est prise pour une entreprise de se doter d’un logiciel de comptabilité, elle doit passer à la loupe les fonctionnalités intégrées dans celui-ci car un modèle qui ne s’adapte pas à ses besoins réels sera source de frustration pour elle s’il est question de lacunes et lui coûtera plutôt cher s’il est question d’excès.

Les fonctionnalités de comptabilité proprement dite

A la base, un logiciel de comptabilité gratuit ou payant doit impérativement inclure des fonctionnalités de tenue de compte, des fonctionnalités d’édition de bilan et de compte de résultat ainsi que des fonctionnalités de création de ficher d’écritures comptables. Ses missions primordiales consistent à créer un plan comptable ou en adapter un, à créer des journaux comptables, à créer des modèles d’écritures comptables, à renseigner les informations liées à ces écritures, à éditer une balance comptable quelconque, à clôturer des périodes et à ouvrir l’exercice suivant. Ensuite, il doit permettre aux entreprises soumises à un régime réel d’imposition de produire des documents comptables dont notamment le bilan et le compte de résultat et éventuellement un annexe comptable. Enfin, le logiciel comptable devrait être capable d’éditer le fichier des écritures comptables qui est à transmettre à l’administration fiscale.

Les fonctionnalités accessoires mais essentiels du software

Il y a des fonctionnalités optionnelles dont la nécessité dépend de l’activité de l’entreprise et de sa méthode de travail. Pour l’entreprise travaillant avec un expert-comptable qui n’est pas sur place, la fonction d’importation et d’exportation des données comptables est essentielle. Pour l’entreprise qui utilise une application de gestion commerciale, la fonction de connexion à la gestion commerciale est à rechercher dans le logiciel comptabilité gratuit ou payant qu’il souhaite acquérir. La fonctionnalité de lettrage des comptes de tiers est plus importante qu’optionnelle car elle permet la gestion des paiements fournisseurs et des relances clients, c’est qui est une nécessité pour toute entreprise ne travaillant pas main dans la main avec un expert-comptable. Il en va de même pour la fonctionnalité de gestion des immobilisations. Si elle réalise un grand nombre d’opérations bancaires, l’entreprise aura aussi besoin d’un logiciel de compta capable d’intégrer les données bancaires.

Les fonctionnalités spéciales et secondaires

La richesse de certains logiciels de comptabilité est telle qu’ils intègrent des fonctionnalités spéciales qui facilitent encore plus la vie de l’entreprise vis-à-vis des obligations fiscales et administratives sans toutefois qu’elles lui soient vitales. Il y a pour certains la possibilité de procéder à la télédéclaration de la TVA et de la liasse fiscale sur le site impot.gouv.fr, à l’édition des comptes annuels et des livres comptables obligatoires, à la gestion des immobilisations si elle a été confiée à un expert-comptable, à la génération du fichier informatique des écritures comptables dans le cas où l’expert-comptable peut s’en charger et à la gestion commerciale ou bien à l’import des données issues de celle-ci. Les logiciels de comptabilité varient des plus basiques aux plus complètes pour répondre aux différents besoins des entreprises et organisations de toutes les tailles et de tous les secteurs d’activité. La tâche de l’acheteur est de déterminer celui qui est taillé conformément à ses particularités car le choix va engager ses satisfactions et ses dépenses.