1. Collecter les différents besoins de l’immeuble en faisant une bonne analyse
Le syndic est souvent choisi pour remplir diverses missions pour une copropriété. Il est le plus souvent changé en fin de mandat. Toutefois, il est possible que les copropriétaires désirent modifier le syndic au cours d’un mandat. Ceci peut être dû au fait qu’ils ne sont pas entièrement satisfaits des prestations du syndic actuel. Pour modifier de syndic, voici 10 étapes à suivre.
Lorsque vous avez pour projet de prendre un autre syndic, plusieurs questions surgissent. La principale des interrogations est la suivante : quelle procédure pour changer de syndic ? Afin d’y répondre, vous devez recenser les besoins de la copropriété. De cette façon, vous saurez exactement ce qu’il lui manque et comment procéder. Cela vous permet de déterminer si le syndic dont a besoin la copropriété aura à effectuer une prestation particulière. Ainsi, vous saurez quelles démarches mener.
2. Faire un point des critères recherchés chez le nouveau syndic
Lorsque les nécessités de la copropriété sont connues, il reste à définir les critères à respecter par le nouvel élu. Ainsi, selon ces critères, il est déterminé à quel type de syndic faire appel. Si celui-ci doit par exemple être professionnel, bénévole ou coopératif, il faut donc considérer cela.
3. Entrer en contact avec différents syndics
Au minimum six mois avant l’assemblée générale, il faut prendre contact avec différents professionnels. Faites en sorte d’avoir un rendez-vous avec eux sur les lieux. Ainsi, vous allez faire visiter l’immeuble au syndic. Lorsque vous échangez avec un candidat, faites-lui part des divers projets futurs au sein de l’immeuble.
4. Mettre en concurrence le syndic de l’immeuble
Dans le but de changer de syndic, il faut commencer à dresser une liste des potentiels candidats. De cette façon, vous allez étudier leurs diverses offres. Cette étape permet de faire des comparaisons entre les différents projets des candidats. Elle doit être effectuée par le conseil des syndicats et, ce, avant la prochaine assemblée.
5. Inscrire comme sujet à l’Assemblée Générale la modification de syndic
Après avoir reçu les diverses propositions et effectué une étude minutieuse, il faut envoyer la première sélection à l’actuel syndic. Vous pouvez lui faire parvenir un message suivi de quelques informations. Ce faisant, la prochaine réunion annuelle va traiter de la modification en cours. Les divers contrats ou projets des candidats doivent être également joints à la liste.
6. Convoquer les copropriétaires
Une fois le consul informé, une convocation doit être envoyée aux copropriétaires, au minimum 20 jours avant la tenue de l’assemblée. Vous pouvez demander une confirmation à la suite de la réception de la convocation par les destinataires. Ainsi, vous êtes sûr que tout le monde a été informé dans les délais.
7. Tenir l’Assemblée générale et passer au vote
Pour procéder au changement du syndic, il faut effectuer un vote. Le candidat qui a obtenu la majorité des voix est élu. Quand la majorité n’est pas obtenue, le syndic qui a minimum 1/3 des votes, passe au second tour.
8. Donner les résultats du vote
Lorsque les votes sont terminés, le syndic élu est ainsi connu de tous. Il faut rappeler que ce nouveau représentant est élu par les voix des copropriétaires sur place ou représentés. À l’issue des élections, l’Assemblée Générale fait connaître les dates de fin du contrat en cours. Par la même occasion, il est dit quand le nouveau syndic prend service. Toutefois, l’élection d’un nouveau contrat révoquant l’ancien, le mandat en cours est achevé.
9. Transition entre l’ancien et le nouveau syndic
En général, le syndic nouvellement élu est réellement opérationnel entre un et deux mois après les élections. Mais il faut noter que la passation de service prend effet dans un délai d’un mois après la réunion. Il y a donc à ce moment la remise des documents ainsi que des fonds.
10. Prise de fonction de l’élu
Le processus du changement du syndic prend entièrement fin à la prise effective de fonction de l’élu. En tenant compte de la loi Alur, le syndic doit mettre en place une fiche synthétique de copropriété. Celle-ci est établie par l’élu et rassemble les informations financières et techniques de l’immeuble. Les copropriétaires sont ainsi informés de la gestion et de l’état de la copropriété.