Assurer la gestion du parc automobile d’une entreprise n’est pas une affaire à traiter avec légèreté. Bien au contraire, il convient d’y accorder le plus grand soin. La bonne tenue du parc automobile d’une entreprise requiert d’en adapter les frais aux stricts besoins. Alors comment optimiser les coûts et dépenses de carburants d’une flotte de véhicules de société ? La solution repose sur quelques astuces que nous allons explorer.
État des lieux et coûts
Avant d’espérer équilibrer ses dépenses, qu’elles soient d’aspect strictement financier ou énergétique, il est nécessaire de quantifier les automobiles de l’entreprise. Ceci fait, il faudra vérifier l’adéquation des types de véhicules aux besoins de la société et de ses employés. Nombre, âges, types des véhicules, problèmes éventuels, consommation…rien ne doit être laissé au hasard. Vous l’aurez compris, il est temps de réaliser un audit de gestion de flotte automobile. Cela afin d’établir quels sont les atouts et les faiblesses du parc automobile et de mesurer l’ampleur des éventuels changements à opérer. En calculant au plus juste le prix de revient d’un véhicule de l’entreprise. Pour ce faire, il faut comptabiliser la totalité des dépenses engendrées. Ces frais sont liés à :
• l’achat,
• la location,
• la gestion,
• l’utilisation,
• et l’entretien de l’automobile.
Frais de carburant, de péages autoroutiers, d’assurance, de révision et nettoyage, frais interne (coûts en Ressources humaines, comptable) et fiscaux, etc. Si vous faites le compte, vous réaliserez que ces charges peuvent rapidement chiffrer plus de 50 % du coût total de votre flotte automobile !
Bien sélectionner et utiliser
Quand il est question du choix de la marque et du modèle de véhicule, la règle d’adapter les dépenses au besoin prévaut encore et toujours. Citadines ou routières, les automobiles qui composent votre parc dépendent essentiellement de vos cœur de métier et activités. Le prix d’achat ou de location n’est pas le seul facteur à prendre en compte. Il est plus qu’évident qu’il est de bon ton de tenter de s’épargner des frais de carburants élevés si ces derniers ne sont pas justifiés par de fréquents déplacements imposés. En cela, le choix du modèle le moins gourmand en carburant est judicieux. De nouvelles tendances comme l’autopartage en entreprise offrent de nouveaux horizons pour la gestion des véhicules professionnels. Le principe est simple, un véhicule peut être attribué et utilisé par plusieurs employés en fonction d’un planning de besoins. De même que former vos employés et utilisateurs des véhicules du parc de votre entreprise à la conduite économique pourrait contribuer à équilibrer au mieux les dépenses en carburants. L’écoconduite permet de prévenir l’usure prématurée des véhicules et réduit les accidents. En résumé, plus vos employés auront le pied léger, mieux c’est.
Opter pour un fournisseur unique et garder le contrôle
Faire appel à un concessionnaire automobile unique permet de réaliser des économies d’échelle. Plus la flotte automobile est importante, plus les économies seront intéressantes. En effet, les fournisseurs automobiles fournissent fréquemment des remises et ristournes à l’achat et sur les équipements, l’entretien automobile, les réparations et les services annexes. Enfin, veiller à la bonne utilisation des véhicules permet d’intervenir au plus juste pour réduire les coûts engendrés par les gaspillages inutiles. Prévoir pour optimiser les frais de carburant liés aux déplacements. En cas de location, veiller au bon état de la carrosserie et s’assurer régulièrement de connaître le kilométrage des véhicules de loués prévient le surcoût additionnel non prévu contractuellement au moment de la restitution des véhicules. Sans vérification régulière, ajustements et réparations éventuels, ces frais pourraient s’avérer dispendieux.
Bien gérer le parc de véhicules de son entreprise requiert de mettre en place une stratégie. Anticiper les besoins, opter pour de nouveaux modes d’utilisation des véhicules de sociétés comme l’autopartage et l’écoconduite sont des leviers que les gestionnaires ont d’ores et déjà à disposition pour réinventer l’utilisation des automobiles des entreprises d’aujourd’hui et de demain.